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Se fai parte del mondo degli eventi avrai sicuramente già sentito parlare del simposio, ma forse non sai fino in fondo quali sono le sue caratteristiche e cosa si deve fare per organizzarne uno di successo. Continua a leggere e ti svelo tutto.

Partiamo subito da un dato di fatto: il temine simposio viene spesso utilizzato dagli addetti ai lavori come sinonimo di congresso.

E in realtà non è del tutto sbagliato, anche se tra questi 2 tipi di eventi aziendali delle differenze esistono.

Ecco perché ho pensato di scrivere questo articolo, so benissimo che basta un secondo per fare confusione con le parole.

Congressi, conferenze e convegni sono tutti termini che troppo spesso vengono usati superficialmente, senza rendersi conto che si tratta di cose differenti.

Ad esempio, lo sapevi che i primi sono degli incontri di carattere periodico mentre gli altri 2 no? Ecco appunto, come immaginavo. 

Lo stesso discorso vale anche per il simposio, che tra tutti è senza dubbio quello meno conosciuto.

Per evitare di fare ulteriori gaffe prosegui con la lettura. Ti spiego subito di cosa si tratta partendo dall’origine della parola.

Simposio: significato ed etimologia

Il termine simposio deriva dal greco simpòsion ed è composto da “sin” = con e “pòsis” = bevanda.

Per gli antichi Greci e Romani era il momento che coincideva con la seconda parte del banchetto, caratterizzata dalla recita di poesie, conversazioni e canti, nella quale i commensali bevevano secondo la prescrizione del simposiarca, ovvero colui che presiedeva la tavola!

Il Simposio di Platone è infatti il titolo di un famosissimo dialogo in cui il banchetto rappresentava l’ambiente della discussione filosofica.

Il termine si riferisce così al momento della conversazione, del dibattito e del pensiero per eccellenza!

Oggi, nel mondo degli eventi, il simposio ha mantenuto la sua natura e rappresenta una tipologia di evento aziendale simile al congresso, che però ha 3 caratteristiche specifiche:

Tutto chiaro? Fin qui nulla di complicato.

Il problema sorge quando si è chiamati ad organizzare un simposio di successo.

La paura di fallire è sempre dietro l’angolo, ma se seguirai i miei consigli vedrai che andrà tutto bene.Bnwt Kina 2 Rrp 479 pezzi Set £ 16

I 3 passaggi da non sottovalutare

Esistono 3 step fondamentali che non devono essere assolutamente saltati se desideri che il tuo evento abbia successo!

Proseguiamo con ordine!

1. Stabilisci i tuoi obiettivi

Innanzitutto, prima di buttarti a capofitto nell’organizzazione, focalizzati sugli obiettivi del simposio!

Sapere dove desideri arrivare è lo step principale che ti guiderà per tutta la pianificazione. Questa fase è molto importante e non può essere tralasciata!

Quindi, chiediti:

  • Perché voglio pianificare un simposio?
  • Quanto desidero investire per organizzarlo? (In termini di tempo e denaro)
  • Quali sono le mie aspettative? (Cosa intendo guadagnare in termini di soldi e rete di relazioni)

Solo rispondendo a queste domande sarai in grado di orientarti e di proseguire col prossimo passaggio!

2. Individua il target

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Se desideri organizzare un simposio di successo, è determinante conoscere il tuo target, ovvero il tipo di persone che vi parteciperanno.

Come dici? Hai già individuato il tuo target?

Bene! Allora inizia a pensare che valore aggiunto/vantaggi il tuo evento dovrebbe dare agli invitati.

Se hai già qualche argomento, capace di apportare benefici o risolvere problemi agli utenti in target, sei sulla strada giusta e pronto per il terzo punto!

3. Predisponi una scaletta

Dopo aver definito il tuo argomento, metti nero su bianco i temi che desideri affrontare durante l’evento!

Compila una scaletta con tutto l’occorrente necessario per quel giorno, questo passaggio ti permetterà di avere le idee più chiare e procedere nell’organizzazione!

Quindi, di cosa hai bisogno? Relatori? Presentazione con slides?

Stabilisci:

  • il numero di relatori da contattare (ricordati che devono ricoprire un’autorità)
  • chi sarà il presentatore

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  • la tipologia di presentazione (video? slides?)

Dopo aver abbozzato questi tre punti, devi passare alla pratica e dare inizio alla pianificazione vera e propria!

Come si organizza un simposio: la checklist

Da buon organizzatore di eventi hai l’agenda piena e hai bisogno di una lista di controllo da tenere sotto mano prima di ogni tuo evento?

Direi che sei nel posto giusto! E’ sempre utile avere una checklist sia per te sia per i tuoi collaboratori.

Come per ogni evento, il mio consiglio è quello, se possibile, di “giocare” d’anticipo pianificando tutto qualche settimana prima, in modo da poter ingaggiare i partecipanti e organizzare al meglio ogni cosa!

Quindi:

  1. Prepara la lista degli invitati
  2. Scegli la location
  3. Contatta i relatori e il presentatore
  4. Crea gli inviti
  5. Prenota il catering
  6. Fornisci il servizio navetta
  7. Forma il tuo team
  8. Regala gadget
  9. Stampa la scaletta del simposio

Continua a seguirmi che adesso farò luce su tutti questi punti!

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1. Prepara la lista degli invitati

Definire la lista degli invitati non significa avere il numero esatto dei partecipanti ma fare una stima delle persone che potranno essere al tuo evento.

Se non ami carta e penna, perché sai che le persone sono sbadate e potrebbero perdere il foglio, scarica l’app che tiene i conti al posto tuo! Xxl Lauren Light Polo Ralph By Knit Maglione Uomo Orange Cable Z1xtqX8w8U sarà il tuo nuovo amico fedele!

2. Scegli la location

Contato il numero degli invitati, è necessario decidere la location per il tuo simposio.

Puoi:

  • stabilire la data e vedere se la location di tuo interesse ha disponibilità in quel giorno
  • individuare la location che preferisci e definire la data in un secondo momento

Senza la scelta della struttura, sarà difficile pianificare tutto il resto!

Meeting Hub ti può dare una grande mano in questo, offrendoti una montagna di possibili soluzioni.

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3. Contatta il relatore e il presentatore

NOTA BENE: Prima di prenotare la location, accertati che in quella data i relatori e i presentatori scelti siano disponibili a partecipare e a raggiungere il luogo scelto!

4. Crea gli inviti

Invitati, relatori, location, data: abbiamo tutto!

E’ giunto il momento di scrivere gli inviti!

Il mio consiglio è di inviarli il prima possibile in modo che i partecipanti non prendano altri impegni, ma, allo stesso tempo, di nonBnwt 2 Set Kina Rrp pezzi 479 £ 16 farlo nemmeno troppo in anticipo perché c’è il rischio che gli ospiti si scordino!

Ovviamente, in un invito ci sono informazioni che non possono essere dimenticate quali:

  • Luogo dell’evento
  • Indirizzo
  • Ora
  • Disponibilità di navette/parcheggio
  • Conferma della presenza
  • 2 Rrp Kina 16 Bnwt £ Set pezzi 479
  • Firma

P.S. La richiesta di conferma è necessaria per rendere la stima degli invitati sempre più precisa!

5. Prenota il catering

Fare un evento senza un buffet è inaccettabile.

Il cibo rappresenta un aggregatore sociale, farà in modo che i tuoi invitati si conoscano, si rilassino tra un intervento e l’altro e ricordino questa piacevole giornata.

Quindi, nero in Scarpe Originals da S85957 Adidas Pro Uk ginnastica modello 12 wqWS4xqr0T (pensa anche a possibili alternative per gli invitati che sono intolleranti a qualche ingrediente).

6. Fornisci il servizio navetta

Devi fare in modo che i partecipanti al tuo simposio possano raggiungere la location senza problemi e, soprattutto, senza impazzire per la ricerca di un parcheggio!

Quindi:

  • Se la location è in centro e c’è difficoltà di parcheggiare, individua un parcheggio ad ore dove potranno mettere l’auto.
  • Se la destinazione non è raggiungibile con i mezzi ed è fuori mano, predisponi un servizio di navette che dalla stazione o dall’aeroporto arrivino alla location.

Informati con anticipo e chiedi allo staff della struttura i contatti necessari di chi offre servizi di questo tipo.

Mi raccomando, specifica sull’invito se c’è possibilità di parcheggio o se hai organizzato delle navette: i tuoi ospiti saranno rassicurati!

7. Forma il tuo team di collaboratori

Affinché il simposio abbia successo, devi essere sicuro che tutti i tuoi collaboratoti conoscano cosa devono fare e in che modo!

Il mio consiglio è di ritagliarti del tempo con il tuo team per formarlo correttamente.sportive Sneakers Trainers Mercy Nero Run nero Calzature Donna Tessuto E8HY1xqY

Pianifica delle riunioni qualche giorno prima dell’evento per indicare cosa deve essere fatto e come vuoi che venga fatto.

Pensa a tutti gli imprevisti che potrebbero esserci e informa i tuoi collaboratori di come desideri che vengano gestiti.

8. Regala gadget

Ammettiamolo: i piccoli regali che ricordano l’evento sono sempre graditi dai partecipanti.

Scegli gadget capaci di raggiungere i loro interessi ma che allo stesso tempo siano in linea con il tipo di evento che hai organizzato.

Classiche penne? Chiavette usb? Powerbank?

Qualsiasi sia la tua decisione, è fondamentale aggiungere il tuo logo per fare in modo che ogni volta che verrà utilizzato sia associato a te e alla tua azienda!

9. Stampa la scaletta del simposio

Come ben sai, il simposio non può essere improvvisato ma deve procedere secondo punti stabilitiorari.

Definisci una scaletta del tuo evento, stampala e consegnala sia ai partecipanti sia ai tuoi collaboratori in modo che tutti siano al corrente del timing che verrà seguito.479 Bnwt Kina Set Rrp 2 16 pezzi £

Dato che non è sempre facile mantenere il massimo livello di concentrazione, avere dei punti precisi faciliterà il processo di attenzione!

La scaletta non deve essere allegata all’invito, ma è utile darla all’ingresso in sala il giorno stesso, evitando così che qualcuno la dimentichi a casa!


La checklist da tenere sempre a portata di mano è terminata. Tutto chiaro?

Ora finalmente sai cos’è un simposio e come si fa ad organizzarne uno di successo. A me non resta che farti un grande in bocca al lupo!

Se non sono stata esaustiva o vorresti aggiungere qualche passaggio che secondo te è utile nell’organizzazione, fallo nei commenti: sarà sicuramente funzionale per gli altri lettori!

Non dare mai per scontato i partecipanti all’evento e vedrai che il resto verrà da sé!

All the best!

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